Salih ÜÇÜNCÜ
Kamu ihalelerinde sorunlar çoğu kez ihale günü başlamaz; ihale ilanı çıkmadan önce, masa başında yazılan birkaç sayfalık metinde filizlenir. O metnin adı teknik şartnamedir. Teknik şartname, ihale konusu işin “ne” olduğunu tarif eder; daha doğrusu, tarif ettiğini sanır. Eğer tarif net değilse, rekabet daralır; tarif fazla yönlendiriciyse itiraz kapısı açılır; tarif ölçülemezse muayene–kabul tartışması kaçınılmaz olur. Bu yüzden teknik şartnameyi ihalenin anayasası olarak görmek abartı değildir: Kurallar hatalı yazılırsa, oyunun sonunda kazanan kim olursa olsun süreç kaybeder.
Teknik şartnamenin en büyük gücü, idarenin ihtiyacını piyasa diline çevirmesidir. “İyi bir ürün istiyoruz” cümlesi ihtiyaç değildir; temennidir. İhtiyaç, ölçülebilir kriterlerle kurulur: kapasite, tolerans, dayanım, çalışma aralığı, enerji tüketimi, test metodu, standardizasyon… Ölçülebilirlik yoksa, teklifleri kıyaslamak zorlaşır; kıyas zayıflayınca karar da zayıflar. Kararın zayıfladığı her yerde, itiraz ve iptal riski yükselir.
Sahada en sık rastlanan hata, markayı yazmadan marka tarif etmektir. Üç beş özellik yan yana geldiğinde, gerçekte yalnızca bir ürün veya bir üreticiye uyan “dar bir koridor” oluşur. Çoğu zaman bu kasıtlı değildir; teknik birim bir ürünü tanır ve onu “en iyi çözüm” olarak görür. Fakat şartname, idarenin beğenisini değil ihtiyacını yazmalıdır. İhtiyaç, her zaman birden fazla çözüm yoluna açık bir problem tanımıdır. Şartname bu açıklığı korumalı, eşdeğerliğin nasıl belirleneceğini somutlaştırmalıdır. “Veya dengi” ifadesi tek başına kurtarıcı değildir; dengi sayılmanın kriteri yazılmadığında, kavga kabul masasına taşınır. Oysa eşdeğerlik; standart, performans ve test üzerinden tanımlandığında hem rekabet genişler hem de karar zemini güçlenir.
Bir başka kritik mesele, teknik şartnamenin muayene–kabulün provası olduğudur. Teslimat sonrası “uygunluk” nasıl belirlenecek? Hangi test yapılacak? Hangi standarda göre ölçülecek? Tolerans aralığı nedir? Kabul tutanağı hangi kriterlere göre düzenlenecek? Bu soruların cevabı şartnamede yoksa, kabul aşamasında “idarenin takdiri” gibi muğlak bir alana sıkışılır. Muğlaklık, idareyi güçlü kılmaz; aksine savunmasız bırakır. Çünkü uyuşmazlık çıktığında savunacağınız şey “kriter” değil “yorum” olur.
Teknik şartname yazımında gözden kaçan bir başka çizgi de yeterlik–teknik kriter ayrımıdır. Ürün/hizmetin teknik uygunluğunu ispatlayan belgeler ile firmanın yeterliğine ilişkin belgeler aynı şey değildir. Teklif aşamasında istenecek teknik belgeler, değerlendirme mantığını doğrudan etkiler; teslimde istenecek belgeler ise muayene–kabulün parçasıdır. Bu ayrım net kurulmadığında, idare ya yanlış zamanda yanlış aracı kullanır ya da değerlendirme dışı bırakma gerekçesi tartışmalı hale gelir. Sonuç yine aynı yere çıkar: İtiraz, süreç uzaması, yönetim yükü.
Teknik şartname ile yaklaşık maliyet ilişkisi de çoğu zaman yanlış anlaşılıyor. Yaklaşık maliyet, yalnızca fiyat araştırması değil; teknik kapsamın mali dile çevrilmesidir. Kapsam net değilse yaklaşık maliyet ya eksik ya şişkin çıkar. Özellikle “gereksiz üst seviye spesifikasyon” maliyeti yükseltir; “belirsiz bırakılan kriterler” ise piyasanın farklı yorumları nedeniyle tekliflerin dağılımını artırır. Bu dağılım, aşırı düşük teklif incelemesini de zorlaştırır. Çünkü açıklama isterken, aslında “neye göre” açıklama istediğinizi belirleyen metin teknik şartnamedir.
En kritik ders şu: Teknik şartname, yalnızca teknik bir metin değildir; ihale hukukunun rekabet ve eşitlik ekseninde yürüyen bir yönetim aracıdır. İyi şartname, metin kalabalığı değil; ölçüt üretir. Ölçüt üretince ihalenin geri kalanı kolaylaşır: teklifler daha karşılaştırılabilir olur, değerlendirme daha savunulabilir olur, kabul daha tartışmasız olur, sözleşme uygulaması daha öngörülebilir olur.
Kamu kaynağıyla iş yapmak ciddi iştir; bu ciddiyet, ağır cümleler kurmakla değil, basit ama net ölçüler koymakla başlar. Teknik şartnamenin “anayasaya” benzemesinin nedeni tam da budur: Birkaç satırla, sürecin tamamının kaderi çizilir. Baştan doğru yazılan metin, sonradan tamir ihtiyacını azaltır; kamu yönetiminde en değerli tasarruf da çoğu zaman budur: Zaman ve ihtilaf tasarrufu.
Bu yazıda; teknik şartnamenin ihalenin daha ilan aşamasına gelmeden sürecin kaderini belirleyen temel metin olduğu, ihtiyacın “temenni” ile değil ölçülebilir kriterlerle tarif edilmesi gerektiği, markayı yazmadan marka tarif etme riskinin rekabeti daralttığı ve “veya dengi” ifadesinin ancak eşdeğerlik kriteri açık tanımlandığında işlev kazandığı vurgulanmıştır. Teknik şartnamenin muayene–kabulün provası olduğu; test, standart ve tolerans ölçütlerinin baştan kurulmadığı durumda kabul aşamasında yorum alanının büyüyerek ihtilaf riskini artırdığı, ayrıca teknik kriter ile yeterlik kriteri ayrımının net yapılmamasının değerlendirme sürecini itiraza açık hale getirdiği belirtilmiştir. Yaklaşık maliyetin teknik kapsamın mali dile çevrilmesi olduğu; kapsam netleşmeden maliyetin sağlıklı kurulamayacağı ve teklif değerlendirmesinde teknik şartnamenin “eleme” değil kıyas zemini sağladığı hatırlatılmıştır. Bu hususların detaylı incelendiği “İhalenin Anayasası: Teknik Şartname – Pratik Kurallar ve Yaygın Hatalar” başlıklı yazıma mevzuattakip.com.tr sitesinden ulaşabilirsiniz.
