Kayıt Altına Alınmayan Evrak, Süresi Dolmasına Rağmen İmha Edilmeyen Dosyalar ve Usulsüz Ayıklama İşlemleri Belediyeler İçin Ciddi Riskler Doğuruyor
Belediyelerde belge üretimi ve evrak yönetimi, uzun yıllar boyunca daha çok “idari düzen” ve “kurumsal hafıza” başlığı altında değerlendirilmiş; arşiv hizmetleri çoğu zaman tali bir faaliyet olarak görülmüştür. Ancak son yıllarda yürürlüğe giren mevzuat düzenlemeleri ile birlikte Sayıştay denetim raporlarında yer alan tespitler, arşiv ve imha süreçlerinin belediyeler açısından doğrudan hukuki ve mali sorumluluk alanı hâline geldiğini açık biçimde ortaya koymaktadır.
Bu sürecin merkezinde ise Saklama Süreli Standart Dosya Planı (SSDP) yer almakta; belge yönetimi artık yalnızca “saklama” değil, doğru sınıflandırma, doğru süre, doğru imha ve gerektiğinde belge sunabilme kapasitesi üzerinden değerlendirilmektedir.
SSDP Belediyelerde Arşiv ve İmha Süreçlerini Nasıl Şekillendirir?
SSDP; belediyelerde üretilen her türlü yazışma, işlem dosyası, meclis ve encümen kararı, ruhsat, ihale, ödeme ve personel belgesinin;
1. Hangi dosya kodu altında açılacağını,
2. Ne kadar süreyle saklanacağını,
3. Saklama süresi sonunda imha mı edileceğini yoksa kalıcı saklamaya mı tabi olacağını
belirleyen bağlayıcı bir sistemdir.
Bu yönüyle SSDP; yalnızca arşiv birimlerini ilgilendiren teknik bir düzenleme değil, belediyenin tüm idari ve mali işlemlerinin hukuki dayanağını güçlendiren temel bir iç kontrol aracıdır. Arşiv ve imha süreçlerinin nasıl yönetileceği, doğrudan SSDP kurallarına bağlıdır.
Belediyelerde Arşiv ve İmha Süreçlerinin Hukuki Dayanakları
Belediyelerde arşiv ve imha süreçlerinin yönetimi, birden fazla mevzuat düzenlemesine dayanmaktadır. Başlıca hukuki dayanaklar şunlardır:
1. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
2. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından yayımlanan Standart Dosya Planı ve Saklama Sürelerine ilişkin düzenlemeler
3. 5393 sayılı Belediye Kanunu
14: Belediye hizmetlerinin düzenli yürütülmesi
38: Belediye başkanının yönetim ve gözetim sorumluluğu
48: Belediye teşkilatı ve idari yapılanma
4. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
8: Hesap verme sorumluluğu
60–61: İç kontrol ve mali yönetim sistemi
Bu çerçevede; belediyelerde belge üretimi, saklanması, ayıklanması ve imhasına ilişkin tüm süreçler, üst yönetici sorumluluğu kapsamında değerlendirilmektedir.
Arşiv ve İmha Süreçleri Doğru Yönetilmezse Ne Olur?
Uygulamada belediyeler açısından en sık karşılaşılan sorun alanları şunlardır:
1. Yazışmaların ve işlem dosyalarının EBYS’ye hiç kaydedilmemesi,
2. Dosya kodu verilmeden işlem tesis edilmesi,
3. Saklama süresi dolmadan dosyaların imha edilmesi,
4. Süresi dolduğu hâlde imha edilmeyen dosyalar nedeniyle arşiv yığılması oluşması,
5. İmha komisyonu kararı olmadan ayıklama yapılması,
6. Fizikî arşiv ile EBYS kayıtlarının birbiriyle örtüşmemesi.
Bu tür uygulamalar, yalnızca “usul eksikliği” olarak değil; denetimlerde belge sunulamaması, kamu zararının tespit ve ispat edilememesi ve bazı hâllerde sorumluluk isnadı sonucunu doğurabilmektedir.
Arşiv ve İmha Süreçleri Neden Bir Yönetim Konusudur?
SSDP’nin ve arşiv mevzuatının etkin uygulanması;
1. Yalnızca Yazı İşleri veya Arşiv birimlerinin değil,
2. Evrak üreten tüm müdürlüklerin,
3. Mali hizmetler, imar, insan kaynakları gibi kritik birimlerin,
4. ve nihayetinde belediye üst yönetiminin
ortak ve koordineli sorumluluğunu gerektirir.
Bu nedenle arşiv ve imha süreçleri, belediyelerde kurumsal disiplinin, hesap verebilirliğin ve denetim güvenliğinin temel unsurlarından biri olarak ele alınmalıdır.
Belediyelerde Arşiv ve İmha Süreçleri Nasıl Yönetilmeli?
Riskleri azaltmak ve denetim süreçlerini sağlıklı yönetebilmek için belediyelerde;
1. EBYS sistemlerinin SSDP ile tam uyumlu hâle getirilmesi,
2. Dosya kodu, saklama süresi ve akıbet bilgilerinin zorunlu alan olarak tanımlanması,
3. Ayıklama ve imha işlemlerinin yazılı iş akışlarına bağlanması,
4. İmha komisyonlarının düzenli ve belgeli şekilde çalıştırılması,
5. Birim arşiv sorumlularının açıkça belirlenmesi,
6. Personele yönelik SSDP ve arşiv mevzuatı bilgilendirmelerinin yapılması
gerekmektedir.
Sonuç: Arşiv ve İmha Süreci Yönetilmiyorsa, Risk Yönetilmiyor Demektir
Belediyelerde yapılan işlemlerin hukuki güvenliği, yalnızca kararların alınmasıyla değil; bu kararların doğru şekilde belgelenmesi, saklanması ve gerektiğinde eksiksiz sunulabilmesiyle sağlanır.
Arşiv ve imha süreçlerinin SSDP’ye uygun biçimde yönetilmemesi, belediyeleri denetim karşısında savunmasız bırakmakta; belediye başkanı, üst yönetim ve ilgili müdürlükler açısından hukuki ve mali sorumluluk alanını genişletmektedir.
